Jedna kancelář, dva příběhy

Markéta nastoupila do nové práce s nadšením. Jenže po pár týdnech v open space kanceláři přestala spát. Neustálý hluk, časté vyrušování a nemožnost najít klid jí způsobovaly napětí i mimo práci. „Připadala jsem si jako v akváriu, kde mě pořád někdo pozoruje,“ říká.

Honza naopak v otevřené kanceláři funguje už pátým rokem. „Pomohlo mi najít si rutinu. Pracovní sluchátka, krátké pauzy, oběd venku. A taky jsem se naučil říkat kolegům: Teď potřebuji chvilku klid.“

Open space kanceláře mohou být inspirativní a dynamické a nebo hlučné, rušivé a vyčerpávající. Co rozhoduje? Nejen prostředí, ale i naše schopnosti se v něm zorientovat a chránit si své duševní zdraví.

Přečtěte si článek, který vyšel v Zpravodaji pro mzdové účetní a personalisty 21/2025 Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r. o.

Krása otevřeného prostoru… nebo past pro duši?

Open space kanceláře jsou fenoménem moderní doby. Zaměstnavatelé je oceňují pro efektivní využití prostoru a podporu spolupráce. Pro zaměstnance však mohou představovat značnou psychickou zátěž především kvůli rušivým podnětům a absenci soukromí.

Výzkumy, které se věnují vlivu otevřených kanceláří na spokojenost a míru stresu, ukazují, že psychická pohoda v tomto prostředí není samozřejmost. Dobrou zprávou ale je, že existují strategie, jak se v open officu nezbláznit.

Co se v open space děje s naší psychikou?

Náš mozek je nastavený tak, aby se chránil před ohrožením. A právě nepředvídatelné vyrušení, hluk nebo pozorování ostatními mohou mozek vnímat jako ohrožení, což spouští stresovou reakci (Lazarus & Folkman, 1980). Tělo se dostává do režimu bojuj, uteč nebo ztuhni. Dlouhodobý stres přináší únavu, podrážděnost, pokles výkonnosti i riziko syndromu vyhoření (Blažková, 2008; Ahmad et al., 2011).

Nejčastěji uváděným negativním faktorem v open space je hluk – konverzace kolegů, vyzvánění telefonů, tiskárny, klimatizace. Podle výzkumu Jahnckeho a kol. (2011) hluk v open space významně snižuje kognitivní výkon a schopnost koncentrace.

Další zásadní problém je narušení soukromí. Zaměstnanci nemají možnost rozhodovat o míře kontaktu s ostatními, což může vyvolávat pocity stresu a ztráty kontroly. Kim a De Dear (2013) označují tento fenomén jako „trade-off“ mezi soukromím a komunikací (lidé musí obětovat jednu potřebu na úkor druhé).

Vliv prostředí na spokojenost a výkonnost

Výzkumy potvrzují, že míra spokojenosti s pracovním prostředím významně souvisí s psychickou pohodou a pracovní výkonností. Negativní vnímání prostředí koreluje s vyšší mírou stresu, únavy a nespokojenosti s výkonem. Zaměstnanci v open space vykazují vyšší výskyt duševního vyčerpání a nižší pracovní angažovanosti než ti, kteří pracují v uzavřených kancelářích.

Jak se chránit: Strategie pro duševní pohodu

Co tedy můžeme dělat, když pracujeme v open officu a chceme se udržet v dobré psychické kondici?

  1. Vytvořte si osobní mikroklima

V otevřeném prostoru často mizí pocit bezpečí a kontroly. Podle výzkumů Blažkové (2008) a Kroupy et al. (2007) pomáhá, když si zaměstnanci upraví své pracovní místo tak, aby působilo „domácím“ a klidným dojmem. Může jít o květinu, vlastní hrnek, fotografii nebo i barevné ladění předmětů. Tento symbolický „ostrůvek“ osobního prostoru zvyšuje pocit autonomie, což je důležitý faktor psychické pohody (Veitch et al., 2007).

  • Omezte hluk

Hluk je nejčastěji zmiňovaným stresem v open space. Sluchátka s hudbou, bílý šum nebo aplikace na tlumení okolí (např. Noisli, Brain.fm) dokážou výrazně snížit ruch. Důležitá je i kultura pracoviště – pokud je běžné mluvit potichu nebo respektovat „tiché zóny“, celkové napětí klesá (Michalík & Skřehot, 2009; Kim & De Dear, 2013).

  • Nastavte hranice

Jedním z klíčových faktorů zvládání stresu je schopnost regulovat množství podnětů. To ale v open officu není jednoduché. Pomoci může domluva s kolegy: jasně sdělit, kdy potřebujete klid, použít kartičku „Nerušit“, zavřít laptop nebo odejít do jiné části kanceláře. Takové rituály nejen pomáhají mozku přepnout do „hluboké práce“, ale také snižují riziko přerušení, které výrazně narušuje kognitivní výkon (Smith-Jackson & Klein, 2009).

  • Pauzy nejsou luxus, ale nutnost

Přerušení práce alespoň každých 90 minut napomáhá regeneraci kognitivních schopností, udržení pozornosti a prevenci psychického vyčerpání. I krátká procházka, dechové cvičení nebo protahovací rutina obnovují duševní rovnováhu (Gilbertová & Matoušek, 2002). Pauzy mají větší efekt, pokud jsou pravidelné a člověk si je dovolí bez pocitu viny.

  • Trénujte copingové strategie

Zvládání stresu je dovednost, kterou lze rozvíjet. Podle Lazaruse a Folkmanové (1980) existují dva základní typy copingových strategií: orientované na řešení problému (např. plánování, změna prostředí) a na regulaci emocí (např. relaxace, humor). Právě druhý typ je v open space zásadní. Užitečné je i sdílení zkušeností, deník nebo techniky pozitivní reinterpretace (Carver, Scheier & Weintraub, 1989).

  • Rozvíjej emoční odolnost

Psychická odolnost není o necitlivosti, ale o schopnosti zpracovat stres, aniž by nás paralyzoval. Mnoho zaměstnanců open officu zažívá tzv. „podprahové napětí“, tj. neustálé malé stresy, které se postupně kumulují. Paulík (2011) navrhuje trénink resilience skrze techniky mindfulness, psychoedukaci a posilování vědomí vlastních hodnot.

  • Využívejte rituály

V předvídatelném rytmu se cítíme bezpečněji. V open space pomáhá, pokud si vytvoříte vlastní strukturu dne – třeba rituál ranní přípravy, pracovní bloky se stejnou délkou, pauzy ve stejnou dobu. To stabilizuje vnitřní biorytmy a zároveň dává jasné signály okolí, kdy jsi k dispozici a kdy ne (Blošcicová, 2009).

  • Střídejte typy činností

Monotónnost i přetížení mozku lze kompenzovat promyšleným plánováním, např. po náročném analytickém úkolu zařaďte odpověď na e-maily, po poradě krátkou administrativu. Tento přístup snižuje kognitivní únavu a zvyšuje dlouhodobou výkonnost (Jahncke et al., 2011).

  • Vědomá práce s tělem

Psychická kondice začíná v těle. Ergonomické úpravy (správná výška židle, monitoru, světla), pravidelné protažení, cvičení očí nebo vstávání během dne přispívají k lepší koncentraci a nižší míře podrážděnosti. Jak říká Nešpor (2008): „Uvolněné tělo napomáhá uvolněné mysli.“

  1. Peer podpora

Sdílení frustrace, humor a pocit sounáležitosti s kolegy pomáhají vytvářet psychologické bezpečí. Když vím, že nejsem jediný, kdo se v open space necítí ideálně, snáze zvládnu zátěž. Doporučují se pravidelná„neformální setkání“ nebo reflexe v týmu (Kroupa et al., 2007).

Co může udělat zaměstnavatel?

Nejde jen o individuální odpovědnost. Výraznou roli hraje i to, jak je pracovní prostředí navrženo a řízeno.

Podle doporučení Evropské agentury pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci (2007) i výzkumů mohou zaměstnavatelé přispět k psychické pohodě zaměstnanců takto:

  • vytvořením tichých zón pro soustředěnou práci nebo relaxaci,
  • možností flexibilního režimu práce (např. střídání místa, home office),
  • citlivým vedením, které zohledňuje individuální potřeby a nabízí podporu při zvládání stresu.

Tipy pro zaměstnavatele:

  1. Architektonická opatření

Uspořádání prostoru má zásadní vliv na hluk, koncentraci i mezilidské vztahy. Akustické panely, členění na zóny, tiché koutky a mobilní stěny výrazně zvyšují komfort zaměstnanců (Knoll, 2008; Michalík & Skřehot, 2009). Zelené rostliny navíc snižují stres a zvyšují spokojenost (Veitch et al., 2007).

  • Zázemí pro regeneraci

Místnost pro odpočinek, chill-out zóna nebo tichý kout, kam se lze uchýlit bez vysvětlování, významně přispívají k duševní obnově. I krátké „mikropřestávky“ ve fyzicky odděleném prostoru snižují napětí a zvyšují výkon (Jahncke et al., 2011).

  • Podpora psychohygieny

Nabídka vzdělávacích aktivit v oblasti zvládání stresu, mindfulness, biofeedbacku nebo relaxačních technik vytváří zdravé klima. Firmy, které psychické pohodě věnují systematickou pozornost, mají nižší fluktuaci a vyšší pracovní loajalitu (Závěrečná zpráva projektu STRES, VÚBP, 2009).

  • Možnost ovlivnit pracovní podmínky

I drobná možnost rozhodování, kdy si vzít pauzu, kam si přesednout, kdy odpovídat na e-maily, zvyšuje pocit autonomie. Výzkumy ukazují, že lidé, kteří mají možnost ovlivnit podobu své práce, vykazují nižší míru stresu (Briner, Harris & Daniels, 2004).

  • Management podle lidí, ne podle strojů

Vedoucí pracovník, který naslouchá potřebám týmu, vytváří kulturu důvěry a umožňuje individualizaci režimu práce, je nejlepším „ochranným faktorem“ proti vyhoření. Leadership zaměřený na člověka je efektivnější než kontrolní přístup (Ahmad et al., 2011).

Závěrem … I v open officu může být dobře

Jak to dopadlo s Markétou?

„Změnila pár drobností. Začala jsem nosit sluchátka, chodit na oběd ven a každý den si zapisovat tři věci, co se mi povedly. A začalo to fungovat,“ říká Markéta. Práci neopustila, ale změnila způsob, jakým o sobě a svém prostředí přemýšlí.

Literatura

Ahmad, A., Zia-ur-Rehman, M., & Rashid, M. (2011). Accessing of characteristic of work related stress in public sector organizations. Interdisciplinary Journal of Contemporary Research in Business, 2(10), 511–523.

Blažková, V. (2008). Psychická pracovní zátěž. Praha: Státní zdravotní ústav. Dostupné z http://www.szu.cz/tema/pracovni-prostredi/psychicka-pracovni-zatez

Blošcicová, Z. (2009). Psychologické aspekty práce v uzavřených a open space kancelářích (Bakalářská práce). Vysoká škola ekonomická v Praze.

Briner, R., Harris, C., & Daniels, K. (2004). How the work stress and coping work? Toward a fundamental theoretical reappraisal. British Journal of Guidance & Counselling, 32(2), 224–234.

Carver, C. S., Scheier, M. F., & Weintraub, J. K. (1989). Assessing coping strategies: A theoretically based approach. Journal of Personality and Social Psychology, 56(2), 267–283.

Gilbertová, S., & Matoušek, O. (2002). Ergonomie: optimalizace lidské činnosti. Praha: Grada Publishing.

Jahncke, H., Hygge, S., Halin, N., Green, A. M., & Dimberg, K. (2011). Open-plan office noise: Cognitive performance and restoration. Journal of Environmental Psychology, 31(4), 373–382. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2011.07.002

Kim, J., & De Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, 18–26. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2013.06.007

Knoll. (2008). The Open Plan and Enclosed Private Offices: A comparative analysis of satisfaction and effectiveness. Získáno z http://www.knoll.com/research/downloads/OpenClosed_Offices_wp.pdf

Kroupa, A., Kyzlinková, R., Dokulilová, L., & Soukup, T. (2007). Spokojenost zaměstnanců – manuál pro měření a vyhodnocení úrovně spokojenosti zaměstnanců. Praha: VÚPSV, v.v.i.

Lazarus, R. S., & Folkman, S. (1980). An analysis of coping in a middle-aged community sample. Journal of Health and Social Behavior, 21, 219–239.

Michalík, D., & Skřehot, P. (2009). Hodnocení pracovišť typu open space u telekomunikační firmy. Časopis výzkumu a aplikací v profesionální bezpečnosti, 2(4). Dostupné z http://www.bozpinfo.cz/josra/josra-04-2009/open-space_michalik-skrehot.html

Nešpor, K. (2008). Léčivé barvy. Dostupné z http://www.drnespor.eu

Paulík, K. (2011). Psychologie lidské odolnosti. Praha: Grada Publishing.

Smith-Jackson, T. L., & Klein, K. W. (2009). Open-plan offices: Task performance and mental workload. Journal of Environmental Psychology, 29(2), 279–289. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2008.09.002

Veitch, J. A., Charles, K. E., Farley, K. M. J., & Newsham, G. R. (2007). A model of satisfaction with open-plan office conditions: COPE field findings. Journal of Environmental Psychology, 27(3), 177–189. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2007.04.002

Výzkumný ústav bezpečnosti práce (VÚBP). (2009). Závěrečná zpráva – Projekt „Stres na pracovišti – možnosti prevence“. Praha: MPSV. Dostupné z http://www.mpsv.cz/files/clanky/9134/Zaverecna_zprava_STRES_2009_a_prilohy.pdf

Zpět